تخطيط وإدارة الفعاليات في الرياض

نساعدك على تحويل رؤيتك إلى تجربة لا تُنسى. بصفتنا شركة تنظيم فعاليات تعمل من الرياض، نقدّم خدمة تخطيط وإدارة الفعاليات من الألف إلى الياء: من تحديد الهدف والجمهور، مرورًا بالخطة الزمنية والميزانية، ووصولًا إلى التشغيل الميداني وإدارة الحشود وإغلاق الفعالية بتقرير موجز للنتائج. هدفنا أن يحصل ضيوفك على تجربة سلسة، وتحصل علامتك على الأثر الذي تستحقه

لماذا خدمة تخطيط وإدارة الفعاليات من آرت سبيس؟

رؤية واضحة وخطة عملية:

نبدأ بفهم الهدف التجاري والجمهور، ونبني عليهما خطة تنظيم فعالية دقيقة.

تنفيذ منظم ومساءلة عالية:

مدير مشروع واحد يتابع كل التفاصيل ويُطلعك بتقارير موجزة.

تجربة حضور محسوبة:

تدفق منطقي للحضور، نقاط استقبال، لوحات إرشادية، وسير عمليات واضح.

تكامل مع خدماتنا الأخرى:

تنسيق المعارض والمؤتمرات، التجهيزات الفنية، وتصميم بوثات المعارض عند الحاجة.

نتائج قابلة للقياس:

معايير أداء (حضور/تفاعل/استبيان) وتقرير ما بعد الفعالية.

نطاق الخدمة ماذا يشمل العرض؟

ما قبل الفعالية:

تحديد الهدف والجمهور والرسالة الرئيسية.

ابتكار الفكرة الإبداعية وخريطة التجربة.

إعداد الخطة الزمنية والميزانية التقديرية وخطة المخاطر.

اختيار الموقع/القاعات وتنسيق الموردين (ديكور، ضيافة، تصوير…).

إنتاج المواد البصرية (دعوات/شاشات/لافتات) وفق الهوية.

أثناء الفعالية

إدارة التشغيل الميداني وتنسيق الفرق والموردين.

الإشراف على التجهيزات الفنية والتقنية (صوت/إضاءة/شاشات/عروض).

إدارة الحشود واللوجستيات: مسارات دخول/خروج، نقاط تفتيش، تدفق الحركة.

إدارة جدول البرنامج والمتحدثين/العروض المباشرة.

مراقبة الجودة ومعالجة المشكلات فورًا.

ما بعد الفعالية

تفكيك منظم للموقع وإغلاق العقود.

تقرير موجز: الحضور، التفاعل، أبرز الدروس والتوصيات.

ألبوم صور مختار/مواد توثيقية حسب الاتفاق.

منهجية العمل

اكتشاف الهدف

ماذا نريد أن يشعر/يفعل الجمهور؟ ما النتيجة المتوقعة للعلامة؟

التصميم التجريبي

تحويل الفكرة إلى مشاهد تفاعلية وجداول عملية.

التخطيط اللوجستي

قاعات، حركة الجمهور، مخارج الطوارئ، خطة بديلة.

التحضير الفني

اختيار المعدات وتوزيعها وتجربة كاملة قبل اليوم الكبير.

التشغيل الميداني

قيادة الفرق على الأرض، متابعة الزمن، الجودة والسلامة.

التقييم والتقرير

ما الذي نجح؟ ماذا نُحسّن؟ توصيات للفعالية القادمة.

التجهيزات الفنية والتقنية

نوفّر عبر شركائنا المعتمدين: أنظمة إضاءة احترافية، صوت واضح، شاشات LED، وعروض تفاعلية تُثري المحتوى. يُحدَّد ذلك وفق حجم القاعة وطبيعة البرنامج وعدد الحضور، مع تجربة تشغيل كاملة قبل الحدث لضمان أفضل أداء.

إدارة الحشود واللوجستيات

سلامة وسلاسة التجربة أولوية

خرائط تدفّق الحركة، مناطق انتظار، نقاط دخول/خروج منفصلة.

لوحات إرشادية واضحة باللغتين عند الحاجة.

تنسيق الأمن والطوارئ ومسارات الإخلاء.

خط تواصل داخلي سريع بين الفرق خلال الحدث.

لمن تناسب هذه الخدمة؟

فعاليات الشركات

اجتماعات ربع سنوية، لقاءات الموظفين، حفلات التكريم.

حفلات إطلاق المنتجات

تجارب تفاعلية تبرز الرسالة وتزيد تغطية الإعلام.

المعارض والمؤتمرات

إدارة منصات العرض، الاستقبال، وجداول المتحدثين.

تجارب عامة/ترويجية

فعاليات جماهيرية، حملات تفاعلية في المراكز التجارية.

ما الذي ستحصل عليه؟

مدير مشروع واحد ونقطة اتصال واضحة.

خطة تفصيلية بجدول زمني ومسؤوليات.

قائمة تجهيزات فنية مقترحة ومحضر تجربة تشغيل.

نموذج فحص يوم الفعالية (Checklist) مخصص لحدثك.

تقرير ما بعد الفعالية مع أبرز التوصيات.

أسئلة شائعة

كم يستغرق التخطيط لفعالية متوسطة؟

يتراوح عادة بين 2–6 أسابيع حسب الهدف وعدد الحضور والموقع. نشاركك جدولًا مبدئيًا بعد جلسة التعريف.

هل تقدمون الخدمة خارج الرياض؟

هل تقدمون الخدمة خارج الرياض؟

هل يمكن دمج تصميم البوثات ضمن الخدمة؟

نعم. نوفر خيار تصميم بوثات معارض وتنفيذها عند الحاجة — خاصة لفعاليات المعارض والمؤتمرات.

كيف تُحدَّد الميزانية؟

حسب نطاق الفعالية والتجهيزات الفنية والموقع. نشاركك نطاقًا تقديريًا مبكرًا، ثم نثبّت الأرقام بعد موافقات العروض.

جاهزون لتخطيط وإدارة فعاليّتك من أول فكرة حتى آخر دقيقة تشغيل.

الهاتف/واتساب

966553840448+

البريد

info@artspaceev.com

1